Avis de recrutement : Assistant exécutif du directeur général/Universal Music Africa

Description du poste

Sous la supervision du directeur général,  le/la candidat (e) aura pour mission de lui apporter une assistance globale et un soutien solide et permanent en matière d’organisation. A ce titre, il/elle doit :

• L'accompagner dans la planification et dans la préparation de ses engagements professionnels ;
• Assurer l'accueil et l'information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie, de réserve et d’efficacité ;
• Être en capacité d’apporter un premier niveau de réponse et contribuer à la bonne circulation de l'information ;
• Suivre les projets et activités de la Direction Générale, et piloter certains dossiers en autonomie.

Compétences globales

• Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication ;
• Gestion des priorités, respecter les délais et gérer les urgences ;
• Assurer une bonne transmission de l'information ;
• Savoir travailler de manière autonome ;
• Savoir prendre des initiatives ;
• Produire un travail rapide, fiable et de qualité ;
• Savoir respecter les procédures ;
• Posséder des qualités d'organisation et de classement ;
• Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus ;
• Faire preuve de capacité de synthèse ;
• Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs.

Compétences organisationnelles

• Optimiser l’efficacité de la direction générale ;
• Organiser l'agenda et la prise de RDV en fonction des priorités du Directeur Général ;
• Organiser les déplacements du Directeur Général ;
• Assurer la logistique des réunions et des séminaires ;
• Assurer la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions ;
• Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus ;
• Faire circuler l'information entre la Direction Générale et les services de la filiale et du Groupe ;
• Mettre en place les procédures de communication entre la Direction Générale et les services.

Compétences administratives

• Traiter et filtrer les mails du Directeur Général ;
• Rappeler et synthétiser les informations importantes et transmettre les messages ;
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne de vos activités ;
• Saisir et mettre à jour les bases de données (fiches contact, répertoire, etc.) ;
• Constituer et préparer les dossiers ;
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
• Saisir, mettre en forme divers documents ; • Réaliser et diffuser des mailings ;
• Maitriser les outils bureautiques tels que Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.

Formation

Bac +4/5 Administration, Communication, Gestion ou équivalent.

Expérience professionnelle

Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans une fonction comparable idéalement acquise auprès d'une direction générale.

Comment postuler ?

Si vous souhaitez intégrer une équipe dynamique et ambitieuse, envoyez votre candidature via le formulaire accessible ici.

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